De nadelen van gratis boekhouden
Het korte antwoord: gratis pakketten missen bijna altijd de bankkoppeling en de btw-aangifte, en dat zijn precies de twee functies die de meeste tijd besparen. Voor factureren is gratis prima. Voor boekhouden loop je er binnen een jaar op vast.
De vijf punten waar het misgaat
1. Geen bankkoppeling. Je typt elke mutatie over en controleert handmatig of je saldo klopt. Bij een paar honderd mutaties per jaar kost dat twee tot drie uur per maand.
2. Geen btw-aangifte. Je telt je facturen en bonnen zelf op en vult het formulier handmatig in. Dat mag, maar de kans op een fout in rubriek 1a of 5b is groter.
3. Een limiet die je niet ziet aankomen. Rompslomp stopt bij vijf facturen per maand. Dat is prima in januari en vervelend in september.
4. Geen jaarcijfers. Voor je aangifte inkomstenbelasting wil je een winst-en-verliesrekening en een balans. In gratis pakketten zit die vrijwel nooit.
5. Overstappen kost tijd. Als je na een jaar alsnog een betaald pakket neemt, moet je je hele administratie overzetten. Dat is precies het moment waarop je het het drukst hebt.
Wanneer gratis wel prima is
Er zijn situaties waarin een gratis pakket gewoon de juiste keuze is.
- Je bent net begonnen en stuurt een of twee facturen per maand
- Je hebt een onderneming naast je baan met weinig kosten en weinig mutaties
- Je gebruikt de kleineondernemersregeling en doet dus geen btw-aangifte
- Je wilt eerst een paar maanden voelen of het ondernemen doorgaat
Waarom gratis bestaat
Geen enkele aanbieder biedt gratis software aan uit vriendelijkheid. Er zijn drie verdienmodellen, en het is goed om te weten welk model je gebruikt.
- Instapmodel. Gratis factureren, betalen zodra je wilt boekhouden. Zo werken Jortt en Gekko. Eerlijk en voorspelbaar
- Startersmodel. Maanden gratis voor nieuwe ondernemers, daarna het normale tarief. Zo werken e-Boekhouden.nl en Informer
- Limietmodel. Gratis tot een bepaald aantal facturen. Zo werkt Rompslomp
Kom je een gratis tool tegen die in geen van deze drie categorieën past en ook geen betaald pakket heeft, wees dan voorzichtig. Software zonder verdienmodel wordt op enig moment stopgezet, en je administratie zit erin.
Veelgestelde vragen
Is een gratis boekhoudprogramma veilig?
De Nederlandse aanbieders in dit overzicht slaan je gegevens in Europa op en werken met tweestapsverificatie. Bij onbekende tools let je op drie dingen: waar de data staat, of je een volledige export kunt maken, en of het bedrijf ergens geld mee verdient. Een gratis dienst zonder verdienmodel verdwijnt op enig moment.
Wat mis je in een gratis boekhoudprogramma?
Meestal de bankkoppeling, de btw-aangifte, het automatisch uitlezen van bonnen en de jaarcijfers. Bij Jortt Starter en Gekko Basic kun je wel onbeperkt factureren; bij Rompslomp stopt de gratis versie bij vijf facturen per maand.
Kan ik mijn administratie meenemen als ik overstap?
Ja, mits je aanbieder een export biedt. Vraag om een auditfile in XAF-formaat, de Nederlandse standaard, of anders om CSV. Controleer dit voordat je begint, niet op het moment dat je wilt vertrekken.
Wanneer moet ik overstappen van gratis naar betaald?
In de praktijk als je meer dan vijf facturen of meer dan ongeveer twintig bankmutaties per maand hebt, of zodra je btw-aangifte moet doen. Dan weegt de tijd die je kwijt bent aan handwerk zwaarder dan de 8 tot 25 euro per maand die een pakket kost.
Is gratis boekhouden toegestaan door de Belastingdienst?
Ja. De Belastingdienst schrijft geen software voor. De eis is dat je administratie controleerbaar is en zeven jaar bewaard blijft. Of je dat doet met een gratis pakket, een betaald pakket of een spreadsheet, maakt formeel niet uit.
Minder tijd kwijt aan je administratie
Cleverboek is onbeperkt gratis. Bankkoppeling, bonnen scannen en een btw-aangifte die klaarstaat. Alleen persoonlijke support kost 19 euro per maand.