De bewaarplicht van je administratie
Het korte antwoord: je bewaart je administratie zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, zolang je de gegevens die hele periode leesbaar en controleerbaar kunt maken.
Wat valt onder je administratie?
Het gaat om alles waaruit de rechten en verplichtingen van je onderneming blijken. Concreet betekent dat in elk geval:
- Je verkoopfacturen en je inkoopfacturen en bonnen
- Je bankafschriften en je kasadministratie
- Je grootboek, je debiteuren- en crediteurenadministratie
- Je btw-aangiften en de onderliggende berekeningen
- Contracten, offertes en correspondentie die zakelijk van belang is
- Je urenadministratie als je gebruikmaakt van het urencriterium
Hoe lang precies?
De hoofdregel is zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarin de gegevens hun actuele belang verloren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een termijn van tien jaar, omdat de btw-herzieningstermijn daar langer is.
De bewaarplicht blijft staan als je stopt met je onderneming. Schrijf je je uit bij de KvK, dan bewaar je je administratie gewoon de resterende jaren. Datzelfde geldt bij een faillissement of een overname.
Digitaal bewaren
Papieren bonnen mag je scannen en daarna weggooien, mits de digitale versie een juiste en volledige weergave is en je die zeven jaar kunt teruglezen. Dat betekent in de praktijk drie dingen.
- De echtheid van de herkomst en de integriteit van de inhoud blijven gewaarborgd
- Je kunt de gegevens binnen redelijke termijn beschikbaar stellen bij een controle
- Je hebt een back-up of een export, zodat je niet afhankelijk bent van één aanbieder
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
Zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt tien jaar in verband met de btw-herzieningstermijn. De termijn loopt vanaf het einde van het boekjaar waarin de gegevens hun actuele belang verloren.
Mag ik papieren bonnen weggooien na het scannen?
Ja, mits de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en je die zeven jaar kunt teruglezen. In de praktijk betekent dat: fotografeer de bon met je boekhoudapp, koppel hem aan de bankmutatie en zorg dat je een export van je administratie kunt maken.
Geldt de bewaarplicht ook als ik stop met mijn bedrijf?
Ja. Ook na uitschrijving bij de KvK bewaar je je administratie de resterende jaren van de termijn. Maak op het moment dat je stopt een volledige export, want je abonnement op het boekhoudprogramma loopt dan waarschijnlijk af.
Wat gebeurt er als ik mijn administratie niet kan overleggen?
Bij een controle kan de Belastingdienst je administratie verwerpen en de omzet en winst schatten. Dat pakt vrijwel altijd nadelig uit, en de bewijslast verschuift dan naar jou. Ontbrekende bonnen betekenen daarnaast dat je de btw daarop niet mag terugvragen.
Moet een stichting of vereniging ook zeven jaar bewaren?
Ja. Een stichting of vereniging is een rechtspersoon met een administratieplicht en houdt dezelfde bewaartermijn aan. Voor een ANBI komt daar de jaarlijkse publicatieplicht van financiële gegevens op een website bij.
Minder tijd kwijt aan je administratie
Cleverboek is onbeperkt gratis. Bankkoppeling, bonnen scannen en een btw-aangifte die klaarstaat. Alleen persoonlijke support kost 19 euro per maand.