E-facturen en Peppol
Het korte antwoord: een e-factuur is een factuur in een gestructureerd databestand, niet een pdf. Peppol is het netwerk waarmee die facturen rechtstreeks van administratie naar administratie gaan. Lever je aan overheden of grote bedrijven, dan vragen zij er steeds vaker om.
Wat is een e-factuur precies?
Een pdf die je per e-mail stuurt is geen e-factuur. Aan de ontvangende kant moet iemand die pdf namelijk nog steeds overtypen of laten uitlezen. Een echte e-factuur is een gestructureerd bestand dat de administratie van je klant direct kan inlezen.
Het voordeel voor jou is dat de factuur niet zoekraakt en dat je klant hem sneller kan verwerken. Het voordeel voor je klant is dat er niets meer wordt overgetypt en er dus geen tikfouten in bedragen sluipen.
Hoe werkt Peppol?
Peppol is een Europees netwerk met afspraken over het formaat en de bezorging van e-facturen. Je koppelt je boekhoudprogramma aan het netwerk, je klant doet hetzelfde, en de factuur gaat er rechtstreeks doorheen. Vergelijk het met e-mail: je hoeft niet te weten welk programma de ander gebruikt.
Voor Nederlandse ondernemers is het vooral relevant bij levering aan de rijksoverheid, gemeenten, provincies en grotere bedrijven. Die vragen vaak om een e-factuur en accepteren geen pdf meer.
Welke programma’s ondersteunen het?
Jortt levert Peppol mee in de gratis Starter en Cleverboek in zijn gratis versie. e-Boekhouden.nl en Informer ondersteunen het in hun betaalde pakketten. Bij Gekko en Rompslomp is de ondersteuning beperkter.
| Programma | Gratis mogelijkheid | Wat kost het | Score |
|---|---|---|---|
| Cleverboek | Onbeperkt gratis, alle functies | Support € 19 p/m | 9.1 |
| e-Boekhouden.nl | 15 maanden gratis voor starters | Vanaf € 7,95 p/m | 8.5 |
| Gekko | Gekko Basic is gratis | Gratis of € 12 p/m | 8.5 |
| Informer | 12 maanden gratis voor starters | Vanaf € 15 p/m | 8.1 |
| Jortt | Gratis Starter, zonder tijdslimiet | Gratis of € 19,95 p/m | 8.1 |
| Rompslomp | Gratis tot 5 facturen per maand | Gratis of € 7,50 p/m | 7.8 |
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur een e-factuur?
Nee. Een pdf is een afbeelding van een factuur die een mens moet lezen. Een e-factuur is een gestructureerd databestand dat de administratie van de ontvanger automatisch kan inlezen. Overheden en grote bedrijven bedoelen met e-factuur bijna altijd dat gestructureerde formaat.
Moet ik als zzp’er e-facturen versturen?
Op dit moment alleen als je klant erom vraagt, wat vooral speelt bij overheden en grotere bedrijven. De Europese regelgeving rond verplichte e-facturatie en digitale btw-rapportage wordt de komende jaren aangescherpt, dus het is verstandig om een pakket te kiezen dat het al ondersteunt.
Welk gratis boekhoudprogramma ondersteunt Peppol?
Jortt Starter en Cleverboek. Bij Jortt zit Peppol in de gratis Starter, bij Cleverboek in de gratis versie die ook bankkoppeling en btw-aangifte bevat. Bij Gekko en Rompslomp is de ondersteuning beperkter en zit e-facturatie niet in het gratis pakket.
Kost Peppol extra?
Dat verschilt per aanbieder. Bij Jortt zit het in de gratis Starter. Bij andere pakketten zit het in het abonnement of wordt er per verzonden factuur gerekend. Vraag dit na voordat je kiest, zeker als je veel facturen per maand verstuurt.
Wat heb ik nodig om te beginnen met e-facturen?
Een boekhoudprogramma dat op Peppol is aangesloten en het Peppol-adres van je klant, meestal gebaseerd op het KvK-nummer of het btw-identificatienummer. Je programma regelt de rest. Je hoeft zelf geen software te installeren of een netwerkaansluiting te regelen.
Minder tijd kwijt aan je administratie
Cleverboek is onbeperkt gratis. Bankkoppeling, bonnen scannen en een btw-aangifte die klaarstaat. Alleen persoonlijke support kost 19 euro per maand.