Boekhoudprogramma voor een vereniging
Het korte antwoord: voor de meeste verenigingen is e-Boekhouden.nl vanaf 7,95 euro per maand de beste keuze, omdat het ledenadministratie, contributiefacturen en een nette staat van baten en lasten combineert. Is de vereniging klein en zijn er weinig bankmutaties, dan is een pakket dat naar transacties rekent goedkoper.
Wat een penningmeester echt nodig heeft
Het werk van een penningmeester bestaat voor het grootste deel uit contributie innen, kosten verantwoorden en één keer per jaar een cijfer neerleggen waar de leden op kunnen stemmen. Daar hoort een korte lijst functies bij.
- Terugkerende facturen voor contributie, liefst met automatische incasso of betaallink
- Bankkoppeling, zodat je ziet wie wel en niet heeft betaald zonder afschriften door te lopen
- Staat van baten en lasten die je zonder bewerking aan de leden kunt laten zien
- Overdracht: meerdere gebruikers, zodat een wisseling van bestuur geen ramp is
- Kostenplaatsen per commissie, team of activiteit
- Export voor de kascommissie
| Functie | Cleverboek | e-Boekhouden.nl | Gekko | Informer | Jortt | Rompslomp |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Onbeperkt facturen versturen | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Automatische bankkoppeling | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Jaarcijfers en IB-rapport | Ja | Ja | Deels | Ja | Ja | Ja |
| Meerdere administraties | Ja | Ja | Ja | Ja | Deels | Bijbetalen |
| Toegang voor je boekhouder | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Btw-aangifte vanuit het programma | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Contributie innen zonder gedoe
Contributie is de moeilijkste post voor een penningmeester, niet omdat het ingewikkeld is maar omdat het herhaling is. Drie manieren, van veel naar weinig werk.
- Handmatig factureren. Werkt tot ongeveer twintig leden. Daarna kost het je elk seizoen een avond
- Terugkerende facturen met betaallink. Het programma stuurt de factuur, de bankkoppeling matcht de betaling. Vanaf zo’n twintig leden verdient dit zich terug
- Automatische incasso. Het minste werk, maar je hebt een incassocontract bij je bank en machtigingen van je leden nodig
Let op dat een boekhoudprogramma geen ledenadministratie is. Voor grote verenigingen met teams, wedstrijden en vrijwilligers gebruik je vaak een aparte ledenadministratie die je aan je boekhouding koppelt.
Klaarmaken voor de kascommissie
Bij een vereniging zonder accountant benoemt de algemene ledenvergadering een kascommissie die de jaarstukken controleert en verslag doet aan de leden. Die controle gaat een stuk sneller als je dit klaarzet.
- De staat van baten en lasten en de balans over het boekjaar
- Alle bankafschriften van het jaar, of leesrechten in het programma
- De facturen en bonnen, bij voorkeur digitaal gekoppeld aan de mutatie
- Een overzicht van openstaande contributies
- De kas, als de vereniging contant geld gebruikt
Wat kost het een vereniging?
| Programma | Gratis mogelijkheid | Wat kost het | Score |
|---|---|---|---|
| Cleverboek | Onbeperkt gratis, alle functies | Support € 19 p/m | 9.1 |
| e-Boekhouden.nl | 15 maanden gratis voor starters | Vanaf € 7,95 p/m | 8.5 |
| Gekko | Gekko Basic is gratis | Gratis of € 12 p/m | 8.5 |
| Informer | 12 maanden gratis voor starters | Vanaf € 15 p/m | 8.1 |
| Jortt | Gratis Starter, zonder tijdslimiet | Gratis of € 19,95 p/m | 8.1 |
| Rompslomp | Gratis tot 5 facturen per maand | Gratis of € 7,50 p/m | 7.8 |
Een vereniging heeft vaak veel kleine bankmutaties en weinig facturen. Kijk daarom niet alleen naar de instapprijs, maar ook naar de vraag of er een limiet zit op het aantal mutaties, administraties of gebruikers.
Veelgestelde vragen
Welk boekhoudprogramma is geschikt voor een vereniging?
e-Boekhouden.nl is de meest gekozen optie voor verenigingen, omdat er modules zijn voor ledenadministratie en contributie en het pakket vanaf 7,95 euro per maand start. Voor een kleine vereniging met weinig bankmutaties is een pakket dat naar transacties rekent vaak goedkoper. Rompslomp is prettig als de penningmeester een vrijwilliger zonder boekhoudkennis is.
Is er een gratis boekhoudprogramma voor verenigingen?
Er is geen pakket dat structureel gratis is voor verenigingen. Wel kun je met Gekko Basic of Jortt Starter gratis facturen sturen, wat voor een kleine vereniging met alleen contributie soms genoeg is. Een bankkoppeling en een nette staat van baten en lasten zitten daar niet in. Is de vereniging net ingeschreven bij de KvK, dan kun je gebruikmaken van een gratis startersperiode.
Hoe houd ik de contributie van leden bij?
Maak per lid een terugkerende factuur aan met een betaallink en koppel je bankrekening aan het programma. De bankkoppeling matcht binnenkomende betalingen automatisch aan de openstaande facturen, zodat je in één scherm ziet wie nog moet betalen. Vanaf ongeveer twintig leden verdient dit zich meteen terug.
Wat moet een penningmeester aanleveren aan de kascommissie?
De balans en de staat van baten en lasten over het boekjaar, alle bankafschriften, de onderliggende facturen en bonnen, een overzicht van openstaande contributies en de kasadministratie als er contant geld omgaat. Het snelst werkt het om de kascommissie leesrechten te geven in het boekhoudprogramma.
Moet een vereniging btw betalen?
Alleen als de vereniging ondernemer is voor de btw. Voor sportverenigingen, sociaal-culturele instellingen en fondsenwervende activiteiten bestaan vrijstellingen, vaak met een omzetgrens. Een vereniging die alleen contributie int en geen tegenprestatie levert, is meestal geen btw-ondernemer. Laat dit beoordelen, want de regels verschillen per soort vereniging.
Wat gebeurt er bij een wisseling van penningmeester?
Zorg dat de administratie op naam van de vereniging staat en niet op een privé-account van de penningmeester. Geef minimaal twee bestuursleden toegang en leg de inloggegevens vast in de bestuursmap. Bij een wisseling draag je dan alleen het beheerdersrecht over in plaats van een hele administratie.
Een penningmeester wil vooral rust
Cleverboek houdt het scherm leeg en de bankkoppeling scherp, en is onbeperkt gratis. Alleen persoonlijke support kost 19 euro per maand.